Integritetspolicy

1. Vem är ansvarig

ENGHOLT ApS, CVR 44314185, Møllegade 11A, 9000 Aalborg C, Danmark. Kontakt om personuppgifter: kontakt@underskriv.nu.

Vi är personuppgiftsansvariga för uppgifter om avsändare och köpare, betalningar, krediter, godkännande av villkor, ångerförfrågningar, säkerhet och förebyggande av missbruk samt för underskriftsbeviset och granskningsloggen, som vi själva sparar som dokumentation.

För det uppladdade dokumentet och undertecknarnas uppgifter, så länge de används för att genomföra ärendet, är avsändaren personuppgiftsansvarig och vi är personuppgiftsbiträde. Detta regleras i våra biträdesvillkor (underskriv.nu/dpa).

2. Vilka uppgifter vi behandlar

Avsändare och köpare: namn, e-postadress, eventuellt företagsnamn och företagslogotyp, språk samt om du har bekräftat din e-post.

Undertecknare: namn, e-postadress, språk och status (inbjuden, öppnad, undertecknad eller avböjd, eventuellt med motivering).

Dokument: den uppladdade PDF-filen, den färdiga PDF-filen med underskriftssida och certifikat samt dokumentets kontrollsumma (SHA-256).

Bekräftelse: engångskoder och åtkomstlänkar sparas endast som hash. Efter en godkänd kod kommer vi ihåg bekräftelsen i samma webbläsare i högst 24 timmar (se cookiepolicyn).

Köp och betalning: köpartyp (privat eller företag), företagsnamn och CVR-nummer, faktureringsland, belopp, valuta, betalningsstatus, återbetalningar, betalningsinvändningar och Stripe-referenser. Vi tar inte emot kortuppgifter.

Granskningsspår och säkerhet: tidpunkter för åtgärder, hashad IP-adress, webbläsaruppgifter (user agent), godkänd version av villkor och samtycke samt – för privatkunder – tidpunkt och ordalydelse för begäran om omedelbar leverans. Hashade IP-adresser och e-postadresser används också för att begränsa missbruk (t.ex. för många kodförfrågningar).

Ånger: namn, e-postadress, typ av köp, eventuell referens och meddelande från formuläret på /fortryd.

E-post: vilka systemmeddelanden som har skickats, till vilken typ av mottagare (e-postadressen sparas som hash) och om leveransen lyckades.

3. Ändamål och rättslig grund

Att tillhandahålla tjänsten och genomföra köpet (fullgörande av avtal, GDPR art. 6.1 b).

Att dokumentera underskrifter, spara underskriftsbevis och granskningslogg och förebygga missbruk (berättigat intresse, art. 6.1 f).

Att uppfylla bokförings- och konsumenträttsliga skyldigheter (rättslig förpliktelse, art. 6.1 c).

Som personuppgiftsbiträde behandlar vi dokumentet och undertecknarnas uppgifter enligt avsändarens instruktioner. Avsändaren måste ha en rättslig grund för att dela dem med oss.

4. Mottagare och leverantörer

Lovable (Lovable Cloud: hosting, databas, fillagring och schemalagda jobb; Lovable Emails: bekräftelse-, inbjudnings- och kvittomejl) är vårt personuppgiftsbiträde. Webbplatsen körs på Lovables hostingplattform, som omfattar Cloudflare; där behandlas tekniska uppgifter som IP-adress.

Resend skickar slutmejl med det färdiga dokumentet och är vårt personuppgiftsbiträde.

Stripe hanterar betalningen, inklusive MobilePay, Apple Pay och Link, och är självständigt personuppgiftsansvarig för betalningshantering och bedrägeriförebyggande enligt Stripes egna villkor.

Avsändaren kan se undertecknarnas status och det färdiga dokumentet. Undertecknarna kan se avsändarens namn, dokumentet och de övriga underskrifterna i det färdiga dokumentet.

Om en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES sker det endast med stöd av en överföringsgrund enligt GDPR kapitel V, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU-US Data Privacy Framework. Skriv till kontakt@underskriv.nu för att få veta den konkreta grunden.

5. Lagring och radering

Allmän automatisk radering av dokument är ännu inte aktiverad. Tills den är aktiverad sparas dokumenten. Åtkomstlänkar, koder och sparade bekräftelser löper dock ut automatiskt. Du kan alltid begära radering via kontakt@underskriv.nu.

När raderingen är aktiverad: uppladdade och färdiga dokument och företagslogotyper raderas 24 timmar efter att ärendet slutförts, avböjts eller avbrutits, och senast 30 dagar efter betalning om ärendet inte slutförs. Obetalda utkast raderas när utkastet löper ut (2 timmar, eller 24 timmar efter bekräftad e-post).

Underskriftsbevis och granskningslogg: när dokumentet raderas behåller vi beviset för underskriften – parternas namn och e-postadresser, tidpunkter, dokumentets kontrollsumma och granskningsloggen med hashad IP-adress – men inte själva dokumentet och inte webbläsaruppgifter. Beviset sparas i 10 år från ärendets slutförande, motsvarande den absoluta preskriptionstiden.

Betalnings- och bokföringsuppgifter (belopp, datum, referenser, köpartyp, CVR) och kreditkonton sparas i 5 år från utgången av det räkenskapsår de avser. Köparens e-postadress tas bort när ärendet raderas.

Ångerförfrågningar och dokumentation av godkännande av villkor och begäran om omedelbar start sparas i 5 år.

Tillfälliga data: engångskoder och sparade bekräftelser raderas 7 dagar efter utgång, missbruksräknare efter 2 dagar och tekniska betalningshändelser efter 90 dagar.

Databasen säkerhetskopieras dagligen, och kopiorna sparas i upp till cirka 14 dagar. Dokumentfiler ingår inte i säkerhetskopiorna. E-post i mottagarnas inkorgar ligger utanför vår kontroll.

6. Dina rättigheter

Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och invändning. Skriv till kontakt@underskriv.nu. Du kan klaga hos den danska dataskyddsmyndigheten (Datatilsynet, datatilsynet.dk).