Privatlivspolitik
1. Hvem er ansvarlig
ENGHOLT ApS, CVR 44314185, Møllegade 11A, 9000 Aalborg C, Danmark. Kontakt om persondata: kontakt@underskriv.nu.
Vi er dataansvarlige for oplysninger om afsendere og købere, betalinger, kreditter, accept af betingelser, fortrydelseshenvendelser, sikkerhed og misbrugsforebyggelse samt for underskriftsbeviset og revisionssporet, som vi selv opbevarer som dokumentation.
For det uploadede dokument og underskrivernes oplysninger, så længe de bruges til at gennemføre sagen, er afsenderen dataansvarlig, og vi er databehandler. Det er reguleret i vores databehandlervilkår (underskriv.nu/dpa).
2. Hvilke oplysninger vi behandler
Afsender og køber: navn, e-mailadresse, eventuelt firmanavn og firmalogo, sprog, og om du har bekræftet din e-mail.
Underskrivere: navn, e-mailadresse, sprog og status (inviteret, åbnet, underskrevet eller afvist, eventuelt med begrundelse).
Dokumenter: den uploadede PDF, den færdige PDF med underskriftsside og certifikat samt dokumentets kontrolsum (SHA-256).
Bekræftelse: engangskoder og adgangslinks gemmes kun som hash. Efter en godkendt kode husker vi bekræftelsen i samme browser i højst 24 timer (se cookiepolitikken).
Køb og betaling: købertype (privat eller virksomhed), firmanavn og CVR-nummer, faktureringsland, beløb, valuta, betalingsstatus, refunderinger, betalingsindsigelser og Stripe-referencer. Vi modtager ikke kortoplysninger.
Revisionsspor og sikkerhed: tidspunkter for handlinger, hashet IP-adresse, browseroplysninger (user agent), accepteret version af betingelser og samtykke samt – for privatkunder – tidspunkt og ordlyd for anmodningen om straks-levering. Hashede IP-adresser og e-mailadresser bruges også til at begrænse misbrug (fx for mange kodeanmodninger).
Fortrydelse: navn, e-mailadresse, købstype, eventuel reference og besked fra formularen på /fortryd.
E-mails: hvilke systemmails der er sendt, til hvilken type modtager (e-mailadressen gemmes som hash), og om leveringen lykkedes.
3. Formål og behandlingsgrundlag
At levere tjenesten og gennemføre købet (opfyldelse af aftale, GDPR art. 6, stk. 1, litra b).
At dokumentere underskrifter, opbevare underskriftsbevis og revisionsspor og forebygge misbrug (legitim interesse, art. 6, stk. 1, litra f).
At opfylde bogførings- og forbrugerretlige pligter (retlig forpligtelse, art. 6, stk. 1, litra c).
Som databehandler behandler vi dokumentet og underskrivernes oplysninger efter afsenderens instruks. Det er afsenderen, der skal have et behandlingsgrundlag for at dele dem med os.
4. Modtagere og leverandører
Lovable (Lovable Cloud: hosting, database, fillager og planlagte jobs; Lovable Emails: bekræftelses-, invitations- og kvitteringsmails) er vores databehandler. Hjemmesiden afvikles via Lovables hostingplatform, som omfatter Cloudflare; her behandles tekniske oplysninger som IP-adresse.
Resend sender afslutningsmails med det færdige dokument og er vores databehandler.
Stripe behandler betalingen, inklusive MobilePay, Apple Pay og Link, og er selvstændig dataansvarlig for betalingsbehandling og svindelforebyggelse efter Stripes egne vilkår.
Afsenderen kan se underskrivernes status og det færdige dokument. Underskriverne kan se afsenderens navn, dokumentet og de øvrige underskrifter i det færdige dokument.
Behandler en leverandør oplysninger uden for EU/EØS, sker det kun på et overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller EU-US Data Privacy Framework. Skriv til kontakt@underskriv.nu for at få oplyst det konkrete grundlag.
5. Opbevaring og sletning
Generel automatisk sletning af dokumenter er endnu ikke aktiveret. Indtil den er aktiveret, opbevares dokumenterne. Adgangslinks, koder og huskede bekræftelser udløber dog automatisk. Du kan altid bede om sletning på kontakt@underskriv.nu.
Når sletningen er aktiveret: uploadede og færdige dokumenter og firmalogoer slettes 24 timer efter, at sagen er afsluttet, afvist eller annulleret, og senest 30 dage efter betaling, hvis sagen ikke bliver afsluttet. Ubetalte kladder slettes, når kladden udløber (2 timer, eller 24 timer efter bekræftet e-mail).
Underskriftsbevis og revisionsspor: Når dokumentet slettes, beholder vi beviset for underskriften – parternes navne og e-mailadresser, tidspunkter, dokumentets kontrolsum og revisionssporet med hashet IP-adresse – men ikke selve dokumentet og ikke browseroplysninger. Beviset opbevares i 10 år fra sagens afslutning, svarende til den absolutte forældelsesfrist.
Betalings- og regnskabsoplysninger (beløb, datoer, referencer, købertype, CVR) og kreditkonti opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører. Købers e-mailadresse fjernes, når sagen slettes.
Fortrydelseshenvendelser og dokumentation for accept af betingelser og anmodning om straks-levering opbevares i 5 år.
Midlertidige data: engangskoder og huskede bekræftelser slettes 7 dage efter udløb, misbrugstællere efter 2 dage og tekniske betalingshændelser efter 90 dage.
Databasen sikkerhedskopieres dagligt, og kopierne gemmes i op til ca. 14 dage. Dokumentfiler indgår ikke i sikkerhedskopierne. E-mails i modtagernes indbakker er uden for vores kontrol.
6. Dine rettigheder
Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Skriv til kontakt@underskriv.nu. Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).