Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ENGHOLT ApS, CVR 44314185, Møllegade 11A, 9000 Aalborg C, Dänemark. Kontakt zum Datenschutz: kontakt@underskriv.nu.

Wir sind Verantwortlicher für Daten über Absender und Käufer, Zahlungen, Guthaben, die Annahme von Bedingungen, Widerrufsanfragen, Sicherheit und Missbrauchsvermeidung sowie für den Signaturnachweis und das Prüfprotokoll, die wir selbst als Nachweis aufbewahren.

Für das hochgeladene Dokument und die Daten der Unterzeichner ist, solange sie zur Durchführung des Vorgangs verwendet werden, der Absender Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter. Dies regeln unsere Auftragsverarbeitungsbedingungen (underskriv.nu/dpa).

2. Welche Daten wir verarbeiten

Absender und Käufer: Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Firmenname und Firmenlogo, Sprache sowie ob Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben.

Unterzeichner: Name, E-Mail-Adresse, Sprache und Status (eingeladen, geöffnet, unterschrieben oder abgelehnt, gegebenenfalls mit Begründung).

Dokumente: das hochgeladene PDF, das fertige PDF mit Unterschriftsseite und Zertifikat sowie die Prüfsumme des Dokuments (SHA-256).

Bestätigung: Einmalcodes und Zugangslinks werden nur als Hash gespeichert. Nach einem akzeptierten Code merken wir uns die Bestätigung im selben Browser für höchstens 24 Stunden (siehe Cookie-Richtlinie).

Kauf und Zahlung: Käufertyp (privat oder Unternehmen), Firmenname und CVR-Nummer, Rechnungsland, Betrag, Währung, Zahlungsstatus, Erstattungen, Zahlungsrückbuchungen und Stripe-Referenzen. Wir erhalten keine Kartendaten.

Prüfpfad und Sicherheit: Zeitpunkte von Handlungen, gehashte IP-Adresse, Browserangaben (User Agent), akzeptierte Version der Bedingungen und der Einwilligung sowie – bei Privatkunden – Zeitpunkt und Wortlaut des Verlangens nach sofortiger Leistung. Gehashte IP-Adressen und E-Mail-Adressen werden auch verwendet, um Missbrauch zu begrenzen (z. B. zu viele Codeanforderungen).

Widerruf: Name, E-Mail-Adresse, Art des Kaufs, gegebenenfalls Referenz und Nachricht aus dem Formular unter /fortryd.

E-Mails: welche System-E-Mails gesendet wurden, an welche Art von Empfänger (die E-Mail-Adresse wird als Hash gespeichert) und ob die Zustellung erfolgreich war.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Erbringung des Dienstes und Abwicklung des Kaufs (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Dokumentation von Unterschriften, Aufbewahrung von Signaturnachweis und Prüfprotokoll sowie Missbrauchsvermeidung (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f).

Erfüllung buchhalterischer und verbraucherrechtlicher Pflichten (rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c).

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir das Dokument und die Daten der Unterzeichner nach Weisung des Absenders. Der Absender muss eine Rechtsgrundlage haben, um sie mit uns zu teilen.

4. Empfänger und Dienstleister

Lovable (Lovable Cloud: Hosting, Datenbank, Dateispeicher und geplante Aufgaben; Lovable Emails: Bestätigungs-, Einladungs- und Quittungs-E-Mails) ist unser Auftragsverarbeiter. Die Website läuft auf der Hosting-Plattform von Lovable, zu der Cloudflare gehört; dort werden technische Daten wie die IP-Adresse verarbeitet.

Resend versendet Abschluss-E-Mails mit dem fertigen Dokument und ist unser Auftragsverarbeiter.

Stripe wickelt die Zahlung ab, einschließlich MobilePay, Apple Pay und Link, und ist nach den eigenen Bedingungen von Stripe eigenständiger Verantwortlicher für Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention.

Der Absender sieht den Status der Unterzeichner und das fertige Dokument. Die Unterzeichner sehen den Namen des Absenders, das Dokument und die übrigen Unterschriften im fertigen Dokument.

Verarbeitet ein Dienstleister Daten außerhalb der EU/des EWR, geschieht dies nur auf einer Übermittlungsgrundlage nach Kapitel V DSGVO, etwa den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder dem EU-US Data Privacy Framework. Die konkrete Grundlage teilen wir Ihnen auf Anfrage an kontakt@underskriv.nu mit.

5. Speicherung und Löschung

Die allgemeine automatische Löschung von Dokumenten ist noch nicht aktiviert. Bis dahin werden die Dokumente aufbewahrt. Zugangslinks, Codes und gespeicherte Bestätigungen laufen jedoch automatisch ab. Sie können jederzeit unter kontakt@underskriv.nu die Löschung verlangen.

Nach Aktivierung der Löschung: Hochgeladene und fertige Dokumente sowie Firmenlogos werden 24 Stunden nach Abschluss, Ablehnung oder Stornierung des Vorgangs gelöscht und spätestens 30 Tage nach der Zahlung, wenn der Vorgang nicht abgeschlossen wird. Unbezahlte Entwürfe werden gelöscht, wenn der Entwurf abläuft (2 Stunden, oder 24 Stunden nach bestätigter E-Mail).

Signaturnachweis und Prüfprotokoll: Wird das Dokument gelöscht, behalten wir den Nachweis der Unterschrift – Namen und E-Mail-Adressen der Parteien, Zeitpunkte, die Prüfsumme des Dokuments und das Prüfprotokoll mit gehashter IP-Adresse –, aber nicht das Dokument selbst und keine Browserinformationen. Der Nachweis wird 10 Jahre ab Abschluss des Vorgangs aufbewahrt, entsprechend der absoluten Verjährungsfrist.

Zahlungs- und Buchhaltungsdaten (Beträge, Daten, Referenzen, Käufertyp, CVR) und Guthabenkonten werden 5 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt, auf das sie sich beziehen. Die E-Mail-Adresse des Käufers wird beim Löschen des Vorgangs entfernt.

Widerrufsanfragen sowie Nachweise über die Annahme von Bedingungen und das Verlangen nach sofortigem Beginn werden 5 Jahre aufbewahrt.

Temporäre Daten: Einmalcodes und gespeicherte Bestätigungen werden 7 Tage nach Ablauf gelöscht, Missbrauchszähler nach 2 Tagen und technische Zahlungsereignisse nach 90 Tagen.

Die Datenbank wird täglich gesichert, und die Sicherungen werden bis zu etwa 14 Tage aufbewahrt. Dokumentdateien sind nicht Teil der Sicherungen. E-Mails in den Postfächern der Empfänger liegen außerhalb unserer Kontrolle.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Schreiben Sie an kontakt@underskriv.nu. Sie können sich bei der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet, datatilsynet.dk) beschweren.