Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

ENGHOLT ApS, CVR 44314185, Møllegade 11A, 9000 Aalborg C, Denemarken. Contact over persoonsgegevens: kontakt@underskriv.nu.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens over afzenders en kopers, betalingen, tegoed, aanvaarding van voorwaarden, herroepingsverzoeken, beveiliging en misbruikpreventie, en voor het ondertekeningsbewijs en het auditspoor die wij zelf als documentatie bewaren.

Voor het geüploade document en de gegevens van de ondertekenaars is, zolang ze worden gebruikt om het dossier af te ronden, de afzender verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Dit is geregeld in onze verwerkersvoorwaarden (underskriv.nu/dpa).

2. Welke gegevens wij verwerken

Afzender en koper: naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam en bedrijfslogo, taal, en of u uw e-mailadres heeft bevestigd.

Ondertekenaars: naam, e-mailadres, taal en status (uitgenodigd, geopend, ondertekend of geweigerd, eventueel met reden).

Documenten: de geüploade pdf, de definitieve pdf met handtekeningpagina en certificaat, en de controlesom van het document (SHA-256).

Bevestiging: eenmalige codes en toegangslinks worden alleen als hash opgeslagen. Na een geaccepteerde code onthouden wij de bevestiging in dezelfde browser gedurende maximaal 24 uur (zie het cookiebeleid).

Aankoop en betaling: type koper (particulier of bedrijf), bedrijfsnaam en CVR-nummer, factuurland, bedrag, valuta, betalingsstatus, terugbetalingen, betwiste betalingen en Stripe-referenties. Wij ontvangen geen kaartgegevens.

Audittrail en beveiliging: tijdstippen van handelingen, gehasht IP-adres, browsergegevens (user agent), geaccepteerde versie van de voorwaarden en de toestemming en – voor particuliere klanten – tijdstip en formulering van het verzoek om onmiddellijke levering. Gehashte IP-adressen en e-mailadressen worden ook gebruikt om misbruik te beperken (bijv. te veel codeaanvragen).

Herroeping: naam, e-mailadres, type aankoop, eventuele referentie en bericht uit het formulier op /fortryd.

E-mails: welke systeemmails zijn verstuurd, aan welk type ontvanger (het e-mailadres wordt als hash opgeslagen) en of de bezorging is gelukt.

3. Doeleinden en rechtsgrond

Het leveren van de dienst en het afronden van de aankoop (uitvoering van een overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG).

Het documenteren van handtekeningen, het bewaren van ondertekeningsbewijs en auditspoor en het voorkomen van misbruik (gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f).

Het nakomen van boekhoudkundige en consumentenrechtelijke verplichtingen (wettelijke verplichting, art. 6 lid 1 sub c).

Als verwerker verwerken wij het document en de gegevens van de ondertekenaars volgens de instructies van de afzender. De afzender moet een rechtsgrond hebben om ze met ons te delen.

4. Ontvangers en leveranciers

Lovable (Lovable Cloud: hosting, database, bestandsopslag en geplande taken; Lovable Emails: bevestigings-, uitnodigings- en ontvangstmails) is onze verwerker. De website draait op het hostingplatform van Lovable, waar Cloudflare deel van uitmaakt; daar worden technische gegevens zoals het IP-adres verwerkt.

Resend verstuurt afrondingsmails met het voltooide document en is onze verwerker.

Stripe verwerkt de betaling, inclusief MobilePay, Apple Pay en Link, en is volgens de eigen voorwaarden van Stripe zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor betalingsverwerking en fraudepreventie.

De afzender kan de status van de ondertekenaars en het voltooide document zien. De ondertekenaars kunnen de naam van de afzender, het document en de andere handtekeningen in het voltooide document zien.

Verwerkt een leverancier gegevens buiten de EU/EER, dan gebeurt dat alleen op basis van een doorgiftegrondslag volgens hoofdstuk V AVG, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-US Data Privacy Framework. Schrijf naar kontakt@underskriv.nu om de concrete grondslag te vernemen.

5. Bewaring en verwijdering

Algemene automatische verwijdering van documenten is nog niet geactiveerd. Tot die tijd worden de documenten bewaard. Toegangslinks, codes en onthouden bevestigingen verlopen wel automatisch. U kunt altijd om verwijdering vragen via kontakt@underskriv.nu.

Zodra verwijdering is geactiveerd: geüploade en voltooide documenten en bedrijfslogo's worden 24 uur na voltooiing, weigering of annulering van het dossier verwijderd, en uiterlijk 30 dagen na betaling als het dossier niet wordt voltooid. Onbetaalde concepten worden verwijderd wanneer het concept verloopt (2 uur, of 24 uur na een bevestigd e-mailadres).

Ondertekeningsbewijs en auditspoor: wanneer het document wordt verwijderd, bewaren wij het bewijs van de handtekening – namen en e-mailadressen van de partijen, tijdstippen, de controlesom van het document en het auditspoor met gehasht IP-adres – maar niet het document zelf en geen browsergegevens. Het bewijs wordt 10 jaar bewaard vanaf de voltooiing van het dossier, overeenkomstig de absolute verjaringstermijn.

Betalings- en boekhoudgegevens (bedragen, data, referenties, kopertype, CVR) en tegoedrekeningen worden 5 jaar bewaard vanaf het einde van het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Het e-mailadres van de koper wordt verwijderd wanneer het dossier wordt verwijderd.

Herroepingsverzoeken en documentatie van de aanvaarding van voorwaarden en van verzoeken om directe levering worden 5 jaar bewaard.

Tijdelijke gegevens: eenmalige codes en onthouden bevestigingen worden 7 dagen na verloop verwijderd, misbruiktellers na 2 dagen en technische betalingsgebeurtenissen na 90 dagen.

De database wordt dagelijks geback-upt, en de back-ups worden tot ongeveer 14 dagen bewaard. Documentbestanden maken geen deel uit van de back-ups. E-mails in de inbox van ontvangers vallen buiten onze controle.

6. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Schrijf naar kontakt@underskriv.nu. U kunt een klacht indienen bij de Deense toezichthouder (Datatilsynet, datatilsynet.dk).